La biblioteca auxiliar está especializada en historia local, con 542 libros y otros materiales que forman parte del Museo del Documento
La documentación del Archivo Municipal de La Orotava ocupa 2.541 metros lineales, (longitud que se obtiene al medir el número de cajas de documentos colocadas verticalmente) y cuenta con 105.475 documentos: 18.473 cajas de documentación; 4.703 libros administrativos; 961 de la biblioteca auxiliar, y 81.338 de fondo audiovisual. El origen es mayoritariamente municipal, abarcando desde el siglo XIX hasta el 2022, aunque también incluye documentación de fondos familiares que han sido donados y cuya documentación más antigua es del siglo XV.
La biblioteca auxiliar especializada en historia local con 542 libros, la colección de sellos de caucho y material que se ha utilizado para la elaboración de documentos y que forman parte del Museo del Documento que puede ser visitado por los ciudadanos en el propio Archivo y que cuenta, por ejemplo, con elementos de reproducción de principios del siglo XX.
La información y el asesoramiento son dos aspectos muy relevantes para este departamento municipal ya que los documentos son una fuente en estado «puro» no elaborada, a diferencia de la ofrecida en otros centros culturales, y se centran en la organización documental y el contenido de los documentos, mostrando a los usuarios cómo extraer los datos y cómo utilizarlos.
El derecho de los ciudadanos a la información tiene su respaldo en el trabajo diario que se desarrolla en el Archivo Municipal, donde el ciudadano tiene a su disposición la documentación pública, tanto histórica como administrativa. En definitiva, contribuye a la transparencia de la Administración.
El alcalde, Francisco Linares, y la concejala delegada de esta área, Delia Escobar, hicieron balance del pasado año, según los datos de la memoria anual. En el año 2022 se tramitaron 699 peticiones de información y fueron realizadas a través de la vía electrónica (65%), telefónicas (19%), presenciales (14%) y vía redes sociales (2%). Los documentos que se consultaron fueron con finalidad administrativa un 68% e histórica un 32%.
En referencia a las temáticas predominaron las cuestiones urbanísticas, seguidas de temas económicos, población y aspectos culturales del municipio. En el campo de consultas externas, es decir, aquellas derivadas de los ciudadanos, la atención directa sigue constituyendo una cifra importante a pesar del progresivo incremento de los recursos de nuevas tecnologías.
Respecto a la procedencia de los investigadores, aunque una gran parte de ellos pertenecen al término municipal de La Orotava, en los últimos años se ha experimentado un crecimiento sostenido de consultas procedentes de otras localizaciones geográficas como la península e Hispanoamérica.
La biblioteca del Archivo complementa la información que contienen los documentos y sirve de guía en la localización de datos que contienen los documentos. Sus volúmenes contribuyen, junto con la documentación, a que el Archivo sea un centro aglutinador exclusivo de información de la historia de La Orotava. El pasado año los libros más consultados fueron los referidos a temáticas de arquitectura e historia general de la Villa.
El patrimonio bibliográfico del Archivo se incrementa de manera regular a través de las publicaciones editadas por el Ayuntamiento y también mediante donaciones de ciudadanos o investigadores que ofrecen sus publicaciones en gran parte fruto de los trabajos de investigación desarrollados mediante la consulta de los fondos del archivo.
